Первичные бухгалтерские документы, если они прошли обработку, подлежат сдаче в архив в течение текущего месяца и/или финансового года. Эта обязанность возложена на главного бухгалтера. Теперь передаются в архив документы не только на бумажных носителях, но и на электронных.
Срок хранения первичных документов составляет 1095 дней. Однако есть исключения:
Такие документы хранятся до вынесения соответствующего решения.
Например, если дело было окончено в 2009 году, срок его хранения начинается с 1 января 2013 года. Если предприятию не нужно продлевать срок хранения, дело передается в архив, или принимается решение о его уничтожении.
Следует отметить, что к уничтожению не допускаются непроверенные документы. И на архивариуса возложена обязанность сверяться с актами проверок перед уничтожением документов.
Если в результате плановой проверки была выдана справка, уничтожить можно все документы, относящиеся к периоду проверки. Если же при проведении проверки возник спор по конкретным операциям, то все документы, относящиеся к спорным операциям, следует сохранять в случае обжалования результатов проверки.
При несоблюдении сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрено наказание в виде штрафа, налагающегося согласно ст. 164-2 КоАП. На данный момент подобные санкции может применять только Госфинконтроль. Однако для налогоплательщика уничтожение непроверенных документов может вылиться в отсутствие доказательной базы для подтверждения правомерности формирования расходов и доходов, а также налогового кредита.
