Збереження документів після перевірки

Автор: admin_dev

Дата оновлення: 05 Лютого 2014

Державна архівна служба висловила свою позицію щодо збереження документів у світлі прийняття нового Переліку типових документів з вказанням строків їх зберігання.

Первинні бухгалтерські документи, якщо вони пройшли обробку, підлягають здачі до архіву протягом поточного місяця та/або фінансового року. Цей обов’язок покладено на головного бухгалтера. Тепер до архіву передаються документи не тільки на паперових носіях, але й в електронному вигляді.

Термін зберігання первинних документів складає 1095 днів. Однак є винятки:

• якщо документи фігурували під час податкової перевірки, а для держустанов – ревізії КРУ;
• якщо документи необхідні як докази під час судових розглядів як кримінальних, так і господарських.

Такі документи зберігаються до винесення відповідного рішення.

Наприклад, якщо справа була завершена у 2009 році, строк її зберігання починається з 1 січня 2013 року. Якщо підприємству не потрібно продовжувати строк зберігання, справа передається до архіву або приймається рішення про її знищення.

Слід зазначити, що до знищення не допускаються неперевірені документи. І на архіваріуса покладено обов’язок звірятись з актами перевірок перед знищенням документів.

Якщо в результаті планової перевірки було видано довідку, можна знищити всі документи, що стосуються періоду перевірки. Якщо ж під час проведення перевірки виник спір щодо конкретних операцій, то всі документи, що стосуються спірних операцій, слід зберігати у разі оскарження результатів перевірки.

При невиконанні строків зберігання бухгалтерських документів передбачене покарання у вигляді штрафу, що накладається відповідно до ст. 164-2 КпАП. На цей час подібні санкції може застосовувати тільки Держфінконтроль. Однак для платника податків знищення неперевірених документів може вилитися в відсутність доказової бази для підтвердження правомірності формування витрат і доходів, а також податкового кредиту.