Przechowywanie dokumentów po kontroli

Автор: admin_dev

Дата оновлення: 05 lutego 2014

Państwowa służba archiwalna przedstawiła swoje stanowisko dotyczące przechowywania dokumentów w świetle przyjęcia nowego wykazu typowych dokumentów wraz z określeniem terminów ich przechowywania.

Pierwotne dokumenty księgowe, jeśli przeszły opracowanie, powinny być przekazane do archiwum w ciągu bieżącego miesiąca i/lub roku finansowego. Obowiązek ten spoczywa na głównym księgowym. Do archiwum przekazywane są teraz dokumenty nie tylko na nośnikach papierowych, lecz także w formie elektronicznej.

Okres przechowywania pierwotnych dokumentów wynosi 1095 dni. Jednak istnieją wyjątki:

• jeśli dokumenty pojawiały się podczas kontroli podatkowej, a dla instytucji państwowych – podczas rewizji KRU;
• jeśli dokumenty są potrzebne jako dowody w toku postępowań sądowych zarówno karnych, jak i gospodarczych.

Takie dokumenty przechowuje się do wydania odpowiedniego orzeczenia.

Na przykład, jeśli sprawa została zakończona w 2009 roku, okres jej przechowywania zaczyna się od 1 stycznia 2013 roku. Jeśli przedsiębiorstwu nie trzeba przedłużać okresu przechowywania, sprawa przekazywana jest do archiwum lub podejmowana jest decyzja o jej zniszczeniu.

Należy zauważyć, że do zniszczenia nie dopuszcza się niezweryfikowanych dokumentów. Ponadto na archiwariuszu spoczywa obowiązek weryfikowania aktów kontroli przed zniszczeniem dokumentów.

Jeżeli w wyniku planowej kontroli wystawiono zaświadczenie, można zniszczyć wszystkie dokumenty dotyczące okresu kontroli. Jeśli jednak podczas kontroli powstał spór dotyczący konkretnych operacji, wszystkie dokumenty związane z kwestionowanymi operacjami należy zachować w razie odwołania od wyników kontroli.

Za nieprzestrzeganie terminów przechowywania dokumentów księgowych przewidziana jest kara w postaci grzywny nakładanej zgodnie z art. 164-2 КоАП. Obecnie podobne sankcje może stosować jedynie Госфинконтроль. Jednak dla podatnika zniszczenie niezweryfikowanych dokumentów może skutkować brakiem bazy dowodowej potwierdzającej prawidłowość kształtowania kosztów i przychodów, a także kredytu podatkowego.