Wywiad z kierownictwem kancelarii prawnej «Nakaz», jak beneficjenci mogą uprzykrzyć życie prawnikom.

Автор: admin_dev

Дата оновлення: 03 lipca 2015

Na początku maja kancelaria prawna «Nakaz» postanowiła pomóc klientom w załatwieniu wymaganych przez państwo zmian: wpisaniu do rejestru beneficjentów faktycznych do 25.05.15 roku.

Na początku maja kancelaria prawna «Nakaz» postanowiła pomóc klientom w załatwieniu wymaganych przez państwo zmian: wpisaniu do rejestru beneficjentów faktycznych do 25.05.15 roku. Od początku maja firma rozesłała powiadomienia, umieściła informacje na stronie internetowej i w mediach społecznościowych oraz opublikowała kilka artykułów w serwisach internetowych. Nikt nie spodziewał się i nie był przygotowany na to, że w ostatnim tygodniu do firmy zgłosi się ponad 1000 osób, a w ostatnim dniu państwo uchyli własny wymóg.

Co się stało? O szczegóły zapytaliśmy kierownictwo kancelarii prawnej «Nakaz»: starszego partnera Filippa Orłowa i partnera zarządzającego Arseniya Salalayko.

Ż: Proszę wyjaśnić, kim są ci beneficjenci i po co ich rejestrować?

A.S.: Aby było jaśniej, podam przykład. Beneficjentem w PJO „Kijowska fabryka cukiernicza „Roshen” i we wszystkich przedsiębiorstwach należących do struktury „Roshen” jest Petro Poroszenko (jak wskazano w ЕДРПОУ), choć de facto nie jest właścicielem. To jednak on czerpie korzyści z ich działalności.

Obecnie na całym świecie wyraźnie rysuje się tendencja do prowadzenia działalności w sposób bardziej przejrzysty, a w szczególności do ustalenia struktury właścicielskiej. Celem jest przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy pochodzących z nielegalnych źródeł. Nasz rząd poprzez przyjęcie ustawy próbował podjąć pewne kroki w tym kierunku. Ukraina jest dobrze znana na świecie jako aktywny użytkownik firm offshore i innych metod szarej strefy, pomagających ukrywać rzeczywiste dochody i unikać opodatkowania.

Po wejściu w życie tego aktu prawnego wszystkie podmioty prawne bez wyjątku zobowiązane są wskazać swojego rzeczywistego właściciela, nawet jeśli wymaga to wymienienia wielu ogniw łańcucha.

Ż: Czy to rozwiązuje problem i pomoże ujawnić rzeczywiste osoby?

A.S.: O nie, nie sądzę! Może częściowo! Nie jest tajemnicą, że ostatecznym celem przyjęcia tej ustawy była deoffshoryzacja. Jednak taki sposób prowadzenia biznesu jest tak wielowarstwowy i obejmuje rozległe terytoria, praktycznie cały świat, że można znaleźć sposoby, by ominąć tę normę. Struktury, które nie chcą ujawniać o sobie wszystkich informacji, wciąż mogą skorzystać z usług firm offshore. Tak, oczywiście, będzie to znacznie trudniejsze i droższe niż wcześniej. Trzeba będzie przemyśleć metody działania, schematy własności firm, zmienić jurysdykcję offshore na taką, która nie ma zobowiązań wobec Ukrainy w zakresie wymiany informacji, oferuje wysokiej jakości zarządzanie nominalne i tym podobne. Kto zechce, znajdzie sposób.

Ż: Co więc wydarzyło się na początku maja?

A.S.: Ustawa nr 1701 weszła w życie 25.11.2014 r. Zgodnie z nią podmioty prawne zarejestrowane wcześniej, przed wejściem ustawy, czyli przed 14.10.2014, miały w ciągu 6 miesięcy przekazać rejestratorowi informacje o wszystkich rzeczywistych beneficjentach.

Biorąc pod uwagę, że każdego dnia rano i po południu w każdej administracji Kijowa bywa po dwóch naszych prawników, nie mogliśmy nie zauważyć, że praktycznie nikt nie składał wymaganych informacji o beneficjentach. Postanowiliśmy zadbać o naszych klientów i poinformować ich, że termin przekazania informacji rejestratorowi wkrótce upływa, a za jego nieprzedłożenie ustawa przewiduje karę administracyjną dla kierownika podmiotu prawnego w wysokości 300 – 500 н. м. д. г., czyli od 5100 грн. do 8500 грн.

Szczegółowo przeanalizowaliśmy przepisy tej ustawy, dowiedzieliśmy się od rejestratorów ich opinii na jej temat, wyjaśniliśmy kilka niuansów, aby wprowadzić jasność co do sposobu składania dokumentów, i zaczęliśmy działać.

Ż: Jak rozumiem, część waszej historii to «case». Opowiedzcie szczegółowo, w jaki sposób powiadomiliście swoich klientów?

F.O.: Do powiadomienia naszych klientów użyliśmy wszystkich dostępnych nam kanałów komunikacji, mianowicie:

• rozsyłka SMS – ponad 20 000 odbiorców;
• mailing e-mail – ponad 15 000 subskrybentów;
• wiadomości w mediach społecznościowych FB, G+, Twitter, Linkedin;
• różne komunikaty prasowe.

Najwięcej odpowiedzi otrzymaliśmy właśnie z rozsyłki SMS, lecz popełniliśmy przy tym pewne błędy. Ponieważ nie przefiltrowaliśmy listy odbiorców, wiadomości otrzymali oprócz podmiotów prawnych także osoby fizyczne, które nie mają firm i które zostały wprowadzone w błąd treścią naszego komunikatu. Źle oszacowaliśmy też czas wysyłki. W rezultacie nasza firma, mimo osiągnięcia zamierzonego efektu, otrzymała trochę negatywnych reakcji od niektórych klientów.

Na drugim miejscu pod względem skuteczności była wysyłka e-mail, ponieważ to właśnie ludzie, którzy z nami współpracują i są w stałym kontakcie, i otrzymaliśmy od nich bardzo żywą i szybką reakcję.

Ż: Jaka była reakcja w liczbach?

F.O.: Szczerze mówiąc, zostaliśmy po prostu zasypani. Nie byliśmy przygotowani na taki rozwój wydarzeń. W końcu jesteśmy kancelarią prawną, choć wielobranżową, a nie call center, i nie byliśmy w stanie obsłużyć napływającego do nas strumienia zapytań.

W dniu szczytowym zgłosiło się do nas ponad 800 klientów – to około 2000 telefonów, potem liczby oscylowały średnio w granicach 350-450 zgłoszeń i tak aż do ostatniego dnia.

Ż: Skąd wiedzieliście dokładnie, ile klientów się do was zgłosiło, jak to śledzicie?

A.S.: Bardzo dbamy o jakość świadczonych przez nas usług, obsługi i osiągnięty przez firmę poziom. Nasze CRM automatycznie rejestruje zgłoszenia telefoniczne i e-mail, abyśmy mogli kontrolować pracę pracowników i budować relacje z klientami.

Ż: Co więc w tych dniach działo się w waszym biurze?

F.O.: Jak już mówiłem, w dniu szczytowym zostaliśmy po prostu zasypani, nie byliśmy na to przygotowani. Większość zgłoszeń, które obsługiwaliśmy, dotyczyła beneficjentów i formularza 4, bardzo martwiliśmy się o nieodebrane połączenia, a ponad 30% rozmów pozostało nieobsłużonych do końca dnia. Tego dnia skończyliśmy pracę o 21:00 i tylko dlatego, że oddzwanianie po 21:00 uznaliśmy za niestosowne.

Ż: Co potem się działo, czy klienci przychodzili?

A.S.: W naszym biurze panowało prawdziwe pielgrzymowanie, na biurkach pracowników gromadziły się stosy dokumentów.

Ż: Z jakimi problemami się w tym okresie spotkaliście?

F.O.: Na początku wszystko było w porządku, potem nadeszła sytuacja, w której rejestratorzy po prostu nie byli w stanie przyjmować takiej liczby dokumentów i przetwarzać ich na czas.

A.S.: W Kijowie zarejestrowano ponad 350 000 przedsiębiorstw w 13 dzielnicach i po 5 rejestratorów na dzielnicę. To faktycznie po 5 400 firm na jednego rejestratora. Poza tym formularze, które umożliwiały wprowadzanie danych, zostały przyjęte w kwietniu, a w maju było 13 dni wolnych. To wszystko oznaczało, że za 3 tygodnie jeden rejestrator powinien wprowadzić informacje po 5400 firmach (oprócz swojej codziennej pracy) – to po prostu NIEREALNE! Rejestratorzy do dziś wprowadzają dane, które zostały złożone w maju.

Potem ci, którzy byli u rejestratora i nie zdołali do niego dotrzeć, przychodzili do naszego biura (tylko wyobraźcie sobie – jedna z klientek miała numer 1450), mieliśmy kolejkę 10-20 osób. Rejestratorzy zaczęli odmawiać przyjmowania więcej niż 3 pakietów z rąk jednej osoby, i zaczęliśmy składać dokumenty w obwodzie oddalonym o 150 km od Kijowa (nasz prawnik praktycznie mieszkał tydzień na wsi), i realizowaliśmy jeszcze kilka wariantów.

Ż: Jak reagowali na tę sytuację wasi pracownicy?

F.O.: Przyjeżdżali z kolejnymi pakietami dokumentów po 3-4 razy dziennie do wszystkich administracji Kijowa i obwodu, pracowali ponad swoje możliwości, przygotowywali pakiety dokumentów do późnej nocy. Zespół pokazał się z jak najlepszej strony, bardzo nas cieszy, że cała ekipa podeszła do sytuacji bardzo odpowiedzialnie.

Ż: I co się ostatecznie stało?

F.O.: Na dzień przed ostatecznym terminem przedłużono termin składania informacji i anulowano karę, zmieniono wymagania i formularz składania.

Ż: Jaka jest teraz sytuacja?

A.S.: Teraz odsyłamy część dokumentów, część jest w toku. Wciąż istnieją problemy u rejestratorów, oni nadal nie przetworzyli dokumentów, które zostały złożone w poprzednich miesiącach, ponieważ fizycznie nie są w stanie tego zrobić, a nie dlatego, że są leniwi czy nie chcą.

F.O.: Musimy rozumieć wszystkie strony sytuacji i usprawiedliwiać wszystkich.

Ż: Jakie jest wasze zdanie na temat zaistniałej sytuacji?

A.S.: To była skrajnie pośpieszna decyzja ustawodawcy, zwłaszcza że o tym trąbiono wszędzie. Jednak w żadnym razie nie chcemy krytykować obecnej władzy, to nie jest najlepszy czas na to.

Cieszymy się, że możemy nie tyle wyrażać opinie, ile przedstawiać konkretne propozycje.

Nasz zespół przygotował szereg propozycji, które zamierzamy wdrażać za pośrednictwem naszej organizacji społecznej. Ponieważ pracujemy zarówno z ludźmi, jak i z organami państwowymi – pozwala nam to widzieć obraz całościowo zarówno z perspektywy organu państwowego, jak i obywateli, w rezultacie czego możemy zamodelować wdrożenie nowej ustawy przez organy państwowe i reakcję obywateli na to nowatorstwo.

Jako strefa buforowa między klientem a organem państwowym staramy się osłonić ludzi od biurokratycznej części, a organom państwowym dostarczamy starannie przygotowane dokumenty, co pozwala znacząco oszczędzać ich czas.

Jednym z naszych pomysłów jest przekazanie części kompetencji i odpowiedzialności organów państwowych w ręce prywatne (oczywiście po uprzedniej certyfikacji, na przykład tak jak chciano zrobić z notariuszami, ale w bardziej globalnej formie). To znacząco odciąży i uwolni zasoby administracyjne, pozwoli państwu poświęcić więcej czasu na swoje bezpośrednie funkcje, a nie na wprowadzanie danych i sprawdzanie standardowych dokumentów. Jeśli nasze pomysły uzyskają poparcie po obu stronach, jestem przekonany, że będziemy mogli uprościć życie wielu przedsiębiorcom.

Ż: Dziękujemy za waszą opowieść.

F.O.: Dziękujemy za pytania. Wiemy, że ten wywiad jest konsekwencją powstałego bałaganu. Bardzo cenimy naszych klientów i dziękujemy im za wyrozumiałość w tej sytuacji. Ze swojej strony obiecujemy nadal robić wszystko, co w naszej mocy, aby świadczyć wysokiej jakości usługi prawne w niestabilnych czasach, w czasach zmian.