Significant changes to company registration and amendments to information contained in EDRPOU.

Автор: admin_dev

Дата оновлення: 03 February 2016

The fee for making changes has been increased.

1. The fee for making changes has been increased:

The new cost – 0.3 min. wage – 414 UAH (was 61 UAH). This includes:

• Change of director
• Change of KVED
• Change of founders
• Change of capital
• Change of name
• Change of address
• Change of information about founders
• Change of information about beneficiaries, addition of information about beneficiaries

IMPORTANT: If an error was made in the documents (cards) and it needs to be corrected – the cost of the service is 30% of the fee.

How much is paid for a correction in cases where the action was without a fee – at the moment it is unclear.

If the error was made by the registrar – data correction on the same day is allowed without a document; on the next day or later – via an official letter on the company’s letterhead to the registration department.

2. Making changes to the full name of an individual entrepreneur (FOP) – 0.1 of the minimum wage = 138 UAH.

3. For providing extracts from the EDRPOU:

«Extract» in paper form – 0.05 of the minimum wage = 69 UAH. (was 61.20 UAH.)

Document in paper form that is contained in the registration file – 0.07 of the minimum wage = 97 UAH.

«Extract» and the document in paper form that is contained in the registration in electronic form = 75% of the rate.

4. Cancellation of Form 6

The principle of confirming location will no longer exist.

For now the old registry version, which has this field, is temporarily in effect. After the registry’s software is changed – it will be gone.

The Department of Justice recommended «пока не обращать внимания на не подверженные сведенья», since we cannot submit confirmation anyway – such a form no longer exists.

5. New law on registration

«Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»

6. New cards (Application forms).

Approved on 06.01.2016, Order of the Ministry of Justice No. 15/5

Now the cards are called «Zayava» (Application), there are no numbered forms anymore.

7. Processing of submitted documents occurs within 246 2 hours by choice.

Based on Art. 26, para.1 «Розгляд документів, поданих для державної реєстрації та проведення інших реєстраційних дій, здійснюється у такі строки:

1.    щодо юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців – протягом 24 годин після надходження документів, поданих для державної реєстрації та проведення інших реєстраційних дій, крім вихідних та святкових днів»

If you need to speed it up – there is an official expedited service, for a fee.

Tariffs – according to the CMU Resolution of 25.12.15, No.1133

namely:

• 6 hours – double the rate (828 UAH)
• 2 hours – five times the rate (2070 UAH)

8. An electronic personal account is being introduced

All documents submitted to the registrar, including the extract and the charter, will be placed in the electronic personal account.

The personal account contains registration documents, information about the status of review of submitted documents and other records.

When it is planned to be implemented is unclear; the Department of State Registration cannot provide this information yet, as it does not know when it will happen.

9. Obtaining paper copies of documents from this account will be chargeable – 75% of the rate

10. Charters for amendments and for initial registration are submitted in 1 copy.

The charter in paper form remains with the registrar. We do not retain the charter.

11. Opening a bank account.

Changes were made to the NBU instruction on accounts; the extract was removed from the list, so from the registrar’s documents we need to submit only a copy of the charter to open an account.

Copies will be able to be generated from the legal entity’s electronic account, which does not yet exist.

That is, temporarily, until the electronic account is implemented, it is not possible to open an account because there is no copy of the registered charter.

The Department of State Registration reports «that you need to wait until the account is implemented, the procedure for obtaining information from it is established and only then open an account».

When this will happen is not known.

As an option for now – ask the registrar to make a copy of the title page with the registrar’s stamp.

How to prepare the cards is also not yet clear; our notary is clarifying information with the Ministry of Justice.

11. The extract will be electronic only.

Temporarily they generate a printout without the registrar’s seal and signature. After the personal account starts working – they will not generate it.

12. Extraterritoriality across the entire territory of Ukraine

So far there is no technical capability for ALL registrars to perform this function.

13. The electronic registry form and the program itself will be updated. When – also unclear.

14. The adoption of a Law on the procedure for carrying out registration actions is planned, where the process of providing this service will be described in detail. When – there is also no exact data.

For now there is only an article of the new law:

«Стаття 25. Порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій.

2. Порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій на підставі документів, що подаються заявником для державної реєстрації, включає:

1.  заповнення форми заяви про державну реєстрацію – у разі подання документів особисто заявником (за бажанням заявника);
2.  прийом документів за описом – у разі подання документів у паперовій формі;
3.  виготовлення копій документів в електронній формі – у разі подання документів у паперовій формі;
4.  внесення копій документів в електронній формі до Єдиного державного реєстру;
5.  перевірку документів на наявність підстав для зупинення розгляду документів;
6.  перевірку документів на наявність підстав для відмови в державній реєстрації;
7.  прийняття рішення про проведення реєстраційної дії – для громадських формувань, символіки та засвідчення факту наявності всеукраїнського статусу громадського об’єднання;
8.  проведення реєстраційної дії (у тому числі з урахуванням принципу мовчазної згоди) за відсутності підстав для зупинення розгляду документів та відмови в державній реєстрації шляхом внесення запису до Єдиного державного реєстру;
9.  формування та оприлюднення на порталі електронних сервісів виписки, результатів надання адміністративних послуг у сфері державної реєстрації та установчих документів юридичної особи.»

15. Applications (former registration cards) may be signed by a representative.

«Стаття 15. Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації

1. Документи, що подаються для державної реєстрації, повинні відповідати таким вимогам:

5) заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена;

Applicant:

• засновник (засновники) або уповноважена ними особа
• уповноважений представник юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, – у разі подання документів для проведення інших реєстраційних дій щодо юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи;»

16. Information about EDS keys for submitting documents electronically.

It is possible to obtain keys for registering companies electronically. But the reliability of the resource still needs to be tested in practice.

Useful links:

EDS issuance center

Stages of working with the registration portal

Electronic registration of legal entities and individuals

Manual